Como ser 1000 vezes mais eficiente
por Gustavo Loss em 24/05/2010 na categoria Planejamento
Confesso que exagerei no título para chamar a atenção, não conheço um método mágico que aumenta milagrosamente a eficiência em 1000 vezes. O que abordo no texto são dicas simples de como ser mais produtivo no dia a. Pensei muitas vezes se deveria ou não escrever este artigo, afinal, é tudo muito óbvio. Mas quando observo que 80% das pessoas que conheço, em todos os níveis hierárquicos, não seguem estas dicas, achei que seria relevante.
1. Tenha uma agenda. Pode ser em papel, eletrônica, no notebook, Palm, iPhone, Blackberry, o que seja, o importante é que seja ideal para você. Para que funcione tem que ser um lugar único onde você anota todos os seus compromissos e que você acesse todos os dias. Pela minha experiência, a agenda ideal deve ser eletrônica, portátil e sincronizada com outro dispositivo. Este último ponto significa que você sempre mantém uma cópia do conteúdo em outro lugar, geralmente seu computador ou notebook. Alguns smart phones fazem isso automaticamente, em outros casos a sincronização é manual via cabo, infravermelho ou Bluetooh. Apesar da minha preferência acho perfeitamente possível que alguém possa ter uma boa agenda em papel se for disciplinado.
2. Use sua agenda. Todo compromisso e contato importante deve estar anotado na agenda, por isso ela tem que estar sempre à mão. Se ela for eletrônica e com sincronização, como recomendei, você nunca perde os dados, só vai acumulando com o tempo. Uma vez que você anota o aniversário de alguém nunca mais vai esquecer de dar os parabéns; ano passado visitei um cliente em Niterói e descobri um bom rádio-taxi para me levar ao Santos Dumont, está anotado para quando precisar de novo; quinta-feira da próxima semana tenho uma reunião importante com minha chefe, já tinha programado um lembrete hoje para que eu comece a me planejar. Notem que em nenhum destes exemplos gastei tempo adicional para me organizar, é apenas uma questão de anotar no lugar certo uma única vez, aí você usa a informação quando e se precisar.
3. Planeje suas atividades antes de executá-las. Já esteve numa reunião improdutiva ? Visitou um cliente e ninguém sabia direito o que falar ? Podemos aumentar enormemente a produtividade em nossas atividades se tomarmos apenas 10 minutos para planejar antes, nada de muito complexo, basta refletir um pouco sobre o assunto. Quem estará presente ? Qual o objetivo ? Qual o papel de cada um ? Olhou o endereço no Google Maps ? Qual o número e código da teleconferência ? Testou o datashow antes ?
4. Defina sempre próximos passos e responsáveis. É muito comum reclamar que participamos de uma monte de reuniões e nada acontece, ou após uma sessão de brainstorm comentar que foram geradas várias boas idéias mas nenhum resultado prático. Sempre ao final de qualquer atividade reserve 10 minutos para resumir o que foi discutido e definir quais são os próximos passos, quem é o responsável e quando. Se o próximo passo for “Discutir em breve com a equipe de finanças da planta” não adianta nada. Tem que ser específico, tipo “O Renato Silva, gerente de custos da planta, apresentará um plano até o dia 15-Junho”. Dica importante: pessoas executam tarefas. Quando alguém quer me convencer a deixar um próximo passo a cargo de um departamento (“a equipe de vendas”) ou função (“o gerente de marketing de cada linha de produto”) eu costumo brincar, “Qual o CPF do responsável ?”, se não tiver resposta é porque não está muito claro.
6. Use seu tempo inútil para coisas úteis. Sabe aquelas atividades obrigatórias e chatas que todos temos que fazer ? Elaborar atas de reunião, fazer relatório de despesas, preencher formulários na internet para requisitar férias, responder pesquisas de opinião interna, etc. Você pode optar por simplesmente não fazer ou ”deixar para depois”. Se fizer isso será cobrado em cima da hora, vai parar tudo que está fazendo para resolver e reclamará que não tem tempo para nada porque vivem te pedindo para executar tarefas burocráticas. Ou você pode fazer isso naqueles momentos inúteis e improdutivos que sempre aparecem, por exemplo, sala de embarque em aeroporto, sala de espera de clientes, atrasos de outras pessoas para uma reunião. Às vezes você simplesmente está num dia ruim e não consegue fazer nada de muito complexo, é um bom momento para resolver estes assuntos operacionais que não exigem muito raciocínio.
7. Última dica. Tudo isso parece muito simples e fácil, mas pouca gente faz. Comece hoje e tenha um diferencial !
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